Město
Kaplice

Město Kaplice, se sídlem Náměstí 70, 382 41 Kaplice, IČO: 00245941, tímto dokumentem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“) poskytuje informace o tom, jakým způsobem zpracovává osobní údaje fyzických osob při výkonu veřejné moci, ať už jedná v samostatné či v přenesené působnosti.

Město Kaplice ujišťuje občany, že při zpracování osobních údajů postupuje důsledně v souladu s Nařízením a dalšími příslušnými předpisy na ochranu osobních údajů a dbá na zajištění odpovídající ochrany těchto osobních údajů.

 

Účel a způsob zpracování osobních údajů

Město Kaplice v rámci výkonu veřejné moci zpracovává osobní údaje fyzických osob zejména v následujících oblastech:

1. vedení správních řízení (typicky řízení dle stavebního zákona, řízení o vydání povolení dle zvláštních předpisů na ochranu životního prostředí atd.);
2. činnosti související s vydáváním dokladů (např. cestování doklady, občanské průkazy atd.);
3. poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístup k informacím, v účinném znění, případně dle zákona č. 123/1998 Sb., o právu na informace o životním prostředí, v účinném znění;
4. činnosti související s plněním povinností dle zákona č. 359/1999 Sb., o sociálně právní ochraně dětí, v účinném znění (např. úkoly spojené se zajišťováním náhradní rodinné péče apod.) a činnosti související s výkonem funkce veřejného opatrovníka;
5. jiné formy činnosti Města Kaplice jakožto orgánu veřejné správy jako například agenda správních poplatků, volební agenda, vedení matrik, registrů a provádění zápisů do nich, úkoly spojené s legalizací a vidimací, služby CZECH Point, správní dozor atd.

Zpracování osobních údajů v těchto oblastech Městem Kaplice jako správcem osobních údajů se zakládá na těchto právních základech:

1. v případě zpracování „standardních“ osobních údajů (tj. těch, které nespadají pod písm. b) a c) níže) je zpracování prováděno dle čl. 6 odst. 1 písm. e) Nařízení za účelem splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Město Kaplice pověřeno, případně dle čl. 6. odst. 1 písm. c) Nařízení za účelem splnění právní povinnosti, která se na Město Kaplice vztahuje;
2. v případě zpracování zvláštních kategorií osobních údajů dle čl. 9 Nařízení (tzv. „citlivých“ osobních údajů), je zpracování prováděno:
   1. protože je nezbytné z důvodu významného veřejného zájmu, který je stanoven právem Unie nebo právem členského státu dle čl. 9 odst. 2 písm. g) Nařízení (např. při zpracování biometrických údajů v souvislosti s vydáváním cestovních dokladů a občanských průkazů dle zákona č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech nebo zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, v účinném znění); nebo
   2. protože je nezbytné pro účely poskytování sociální péče nebo řízení systémů a služeb sociální péče na základě práva České republiky dle čl. 9 odst. 2 písm. h) Nařízení (např. zpracování údajů o zdravotním stavu v souvislosti s výkonem funkce veřejného opatrovníka);
3. v případě zpracování osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů dle čl. 10 Nařízení je zpracování prováděno pod dozorem orgánu veřejné moci a je oprávněné dle práva České republiky, které poskytuje vhodné záruky, pokud jde o práva a svobody fyzických osob; jedná se například o zpracování údajů z evidence rejstříků trestů, ke kterému dochází v rámci plnění úkolů Města Kaplice v souvislosti s agendou náhradní rodinné péče.

Poskytnutí osobních údajů pro výše uvedené účely je zákonným požadavkem a je tedy povinné, jinak by Město Kaplice nebylo schopné řádně plnit své povinnosti související s výkonem veřejné moci.

 

Zpracovávané osobní údaje

Město Kaplice při výkonu veřejné moci provádí zpracování zejména následujících kategorií osobních údajů:

1. kontaktní údaje jako jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa trvalého bydliště a kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, případně další kontaktní údaje;
2. pokud je to nezbytné k naplnění účelu zpracování osobních údajů a zároveň to příslušné právní předpisy připouští, mohou být zpracovávány další osobní údaje jako rodné číslo, číslo občanského průkazu či údaje o rodinném stavu;
3. pokud je to nezbytné k naplnění účelu zpracování osobních údajů a zároveň to příslušné právní předpisy připouští, mohou být dále zpracovávány některé tzv. „citlivé“ údaje ve smyslu čl. 9 Nařízení, jako biometrické údaje a údaje o zdravotním stavu;
4. pokud je to nezbytné k naplnění účelu zpracování osobních údajů a zároveň to příslušné právní předpisy připouští, mohou být dále zpracovávány údaje týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů ve smyslu čl. 10 Nařízení, jako údaje získané z evidence rejstříku trestů.

Osobní údaje Město Kaplice získává primárně přímo od fyzických osob, o jejichž osobní údaje se jedná (typicky v rámci podaných žádostí). Osobní údaje jsou však získávány též z veřejných rejstříku (např. z živnostenského rejstříku), ze základních registrů, do nichž má Město Kaplice při výkonu veřejné správy povolen přístup, případně z dalších zdrojů, kterými mohou být například ostatní žadatelé či účastníci řízení nebo orgány veřejné moci.

 

Zpracování osobních údajů a jejich předávání třetím osobám

Osobní údaje bude Město Kaplice zpracovávat samo. Ve výjimečných případech může být do zpracování osobních údajů zapojen jako zpracovatel provozovatel datového úložiště. Zapojení takového zpracovatele však bude vždy provedeno v souladu s Nařízením a bude zajištěna odpovídající úroveň zabezpečení osobních údajů uložených v datovém úložišti.

Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny osobám, kterým bude svědčit zákonný důvod pro přístup k osobním údajům, např. účastníci správního řízení, orgány činné v trestním řízení či jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím, nebo veřejnost v případech, kdy jsou informace povinně zveřejňovány prostřednictvím úřední desky.

Město Kaplice zásadně nebude předávat osobní údaje do třetích zemí (mimo Evropskou unii) nebo mezinárodním organizacím. Výjimečně k takovému předání může dojít v případě osobních údajů dětí a žadatelů o osvojení, a to v rámci zajišťování úkolů v oblasti náhradní rodinné péče dle zákona SPOD, který umožňuje tzv. mezinárodní osvojení (osvojení z nebo do ciziny). Oprávněnost případného předání takových údajů do třetí země vyplývá z čl. 49 odst. 1 písm. d) Nařízení, dle kterého je možné předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci, pokud to vyžaduje nezbytnost z důležitých důvodů veřejného zájmu.

 

Doba zpracování osobních údajů

Informace o době zpracování osobních údajů jsou uvedeny ve spisovém a skartačním řádu Města Kaplice, který je k dispozici na Městském úřadu Kaplice.

 

Práva fyzických osob vyplývající z Nařízení

Fyzické osoby, jejichž osobní údaje jsou ze strany Města Kaplice zpracovávány v souvislosti s výkonem veřejné moci mají veškerá práva dle Nařízení, zejména

• právo získat potvrzení, zda jejich osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení, zejména o účelu jejich zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou zpřístupněny, a plánované době, po kterou budou uloženy;
• právo požadovat opravu nepřesných údajů dle čl. 16 Nařízení;
• právo požadovat, aby Město Kaplice omezilo zpracování, pokud nastane některý z případů uvedený v čl. 18 Nařízení, zejména pokud fyzická osoba popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se fyzická osoba domnívá, že zpracováním jejích osobních údajů dochází k porušení Nařízení; v České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

 

 

Kontakt pro další informace ohledně zpracování osobních údajů

Další informace ohledně zpracování osobních údajů Městem Kaplice v případě potřeby poskytne následující kontaktní osoba:  Ing. Ivana Chromá, e-mail: ivana.chroma@mestokaplice.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO)

Město Kaplice v souladu čl. 37 Nařízení jmenovalo pověřencem pro ochranu osobních údajů (DPO) společnost Feichtinger Žídek Fyrbach advokáti s.r.o., IČO: 293 04 873, se sídlem třída Kpt. Jaroše 1932/13, Černá Pole, 602 00 Brno, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 72824.

Kontaktní osoba: Petra Zezulová, e-mail: poverenec@akfz.cz